LINEやTwitter、Facebookなど、今はあらゆるSNSで人とつながることができる時代。テレワークが浸透し、自分の上司といずれかのSNSでつながったケースもあるだろう。
直接のメッセージングやコメントのし合い、投稿内容などには十分、気を配りたいところだ。
そこで今回は、ビジネスSNSマナーにも精通しているマナーコンサルタントのマナーズ博子さんに、上司とSNSでつながる場合のマナーや配慮の仕方を聞いた。
上司とSNSでつながる基本的な心がまえ
最近、上司とSNSのIDなどを交換し、メッセージやコメント等のやりとりをはじめたという人もいるかもしれない。上司とSNSでつながる際には、どんなことに気を付ければいいだろうか。まずはマナーズ博子さんに基本的な心がまえを聞いた。
「SNSは個人間でのコミュニケーションツールのイメージがあります。しかし、上司とつながるときには、あくまでも仕事としてのコミュニケーションツールであることを忘れないようにしましょう。一般的にSNSを使用する際には、短い文章で簡潔に伝えることがよしとされています。ところが、上司とのコミュニケーションの場合は、簡潔でありながらも『丁寧さ』のある文章を送信することを心がけます。例えば、『了解』ではなく『かしこまりました』『承知しました』を使用するという具合です。
また、ひと目で伝えたいことが伝わるスタンプや絵文字だけを送ることは控えるようにしましょう。会社や上司との間で、スタンプや絵文字が禁止されていないのであれば、使用することに問題はありません。使用するときには、まずは言葉で『かしこまりました』と送信し、その後で『ありがとうございましたスタンプ』やお辞儀をしている絵文字などをダブルで送信すればいいでしょう」
実践！SNSで上司とメッセージをやりとりするときのマナー
続いて、SNSで上司とチャット形式でのメッセージのやりとりをするときの送信・返信マナーを見ていこう。
1.SNSでメッセージを送るときの気配り
「LINEやメッセンジャーなど、短い文章でやりとりするものを使用して上司とコミュニケーションを取る場合、書き方には気を配りましょう。チャットは気軽にコミュニケーションのとれるツールだからこそ、さまざまな相手の立場に立つ気配りが必要です。特に上司が相手ならなおさらです。相手に喜んでもらえる書き方、読もうと思ってもらえる書き方が大切です」
●挨拶から始める
「チャット形式であれば、いきなり用件始めても問題はありませんが、『おはようございます』『お疲れさまです』などの挨拶言葉から始めると、続きを読み進めてもらいやすいでしょう。用件から始めると、その用件が今の自分にとって優先順位が低いと思われたら、スルーされてしまう可能性が高くなります。挨拶から始まると『用件は何だろう？』と相手に興味、関心を抱いてもらえます」
●一つの投稿は2～3行が基本
「一つの投稿は2～3行にし、長くても5行程度に収めるようにしましょう。それ以上の長文になるときには、その投稿内で一行空けると読みやすいです」
●内容ごとに新規投稿を作る
「内容ごとに新たな投稿を作成して送ると受け取り手はわかりやすいです。のちに受信者が情報を確認したいときなど、目に留まりやすく、探しやすくもなります」
2.SNSでメッセージを返信するときの気配り
●上司からのメッセージにはできるだけ早く返信
「上司からのメッセージを読んだら、上司が心配しないように、すぐに何らかの文字を返信しましょう。もし返信に時間を要する内容の場合は、後ほど改めて返信する旨を伝えておくと上司も安心します」
●「既読スルー」で相手を批判する心を持たない
「上司にこちらからメッセージを送った後、既読はするものの、何も返信がないこともあるでしょう。そのときに、相手が上司に限らず、『既読になっているのに、返信がない』といって、相手を批判する気持ちを持たないようにしましょう。返信するかしないかは相手次第です。相手の事情や気持ちを配慮できる人が、マナーある人です。
既読機能は、相手がメッセージを読める状況かどうか、安否確認のための機能でもあります。もともとLINEは、2011年に発生した東日本大震災の際、電話やメールなどの通信手段が停止されたことで、大切な人との連絡のとれない状況に際して、スムーズに連絡を取り合うことができるように、という思いをこめて開発され、誕生した経緯があります。そう考えると、もともと安否確認の意味を持つ既読機能をはじめ、LINEを使用することでトラブルを生み出すことは大変悲しいことです。
もし相手が返信してくれたら、心から感謝するのも忘れずに」
SNS投稿で心がけたいこと
上司とTwitterやFacebookでつながる場合、自分の日々の投稿を上司も目にすることになる。投稿内容については、特に気をつける必要がありそうだ。
●誰かを傷つける批評批判や内部情報は投稿しない
「SNSで投稿すると、その瞬時に全世界に配信されます。特定の人物や会社などを傷つける批評批判や、会社や仕事上の内部情報などを投稿しないことを大前提に、投稿内容には気を配りましょう」
●個人情報を投稿しない
「自宅住所や出かける先の情報、住居の建物や周辺、自家用車などの写真、子どもや家族の写真など、個人を特定できるような投稿は、個人情報流出となります。悪意を持った人物に狙われる可能性もありますので、控えましょう」
●ネガティブワードは使用しない
「言論は個人の自由ではありますが、投稿にはネガティブワードは使用せず、ポジティブワードを使用しましょう。読者が癒され、笑顔になれるように心がけた内容や、読者に役立つ、有益となる内容を投稿するようにすることで、上司からはもちろん、周りからも好印象を持ってもらうことができます」
テレワークにより、これまでの人間関係が電話やオンラインなどの遠隔コミュニケーションが増えていることだろう。特に上司とSNSでつながる際には、マナーを踏まえてコミュニケーションがスムーズになるように行動することで、上司からの評価も上がるだろう。
【取材協力】
マナーズ博子さん
マナーコンサルタント・美道家
マナーは相手の立場にたつ『相手ファースト』という真心マナー®︎とおもてなし礼法®︎を伝え、互いに幸せになる生き方を、マナーを通じて伝える第一人者。『心をカタチにするマナー』を提唱。
企業のマナーコンサルティング、講演、NHK大河ドラマや映画、CMなどで、多くの俳優や女優、一流スポーツ選手たちにもマナー指導を行うマナー界のカリスマ。
2020年1月には、SNSのマナーについてもテレビ番組に出演。マナーの専門家としてのメディア取材や出演依頼も多数。著書・監修に28万部の「お仕事のマナーとコツ」（学研プラス）など、国内外で90冊以上。著者累計100万部以上。最新刊「さりげないのに品がある気くばり美人の基本」（かんき出版）も好評。
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取材・文／石原亜香利
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